Conversas

ATA DE REUNIÃO DA DIRETORIA Clube Campestre de Varginha Data: [Inserir data da reunião] Local: Sede do Clube Participantes: Diretoria Executiva e membros presentes (conforme registro interno) ⸻ 1. Abertura A reunião foi iniciada com discussões sobre decisões estratégicas relacionadas à gestão do clube, com foco em questões estatutárias, operacionais, financeiras, comunicação e governança. ⸻ 2. Questões Estatutárias e Conselho * Foi reforçado que qualquer medida que implique redução de receita deve obrigatoriamente ser submetida ao Conselho de Administração, conforme previsto no estatuto. * Exemplos discutidos: * Redução de valores de convites * Alteração de percentuais de desconto * Decisão: manter conformidade estatutária e, quando necessário, submeter previamente ao Conselho. ⸻ 3. Política de Convites e Genitores * Proposta debatida: * Manter desconto atual de 50% (sem aumento para 80% neste momento) * Retirada do uso de pulseiras * Liberação mais ampla de circulação (inclusive piscinas) * Definição: * Implementar fase de teste * Caso haja abuso ou descontrole: * Retorno das regras anteriores * Possível envio ao Conselho para ajuste definitivo ⸻ 4. Fiscalização e Penalidades * Identificado aumento de uso indevido por convidados/genitores * Definições: * Intensificar fiscalização com apoio da portaria (registro e comunicação imediata) * Implementar penalidades mais rigorosas: * 1ª infração: até 3 meses de suspensão * 2ª infração: até 6 meses * Casos serão analisados via sindicância ⸻ 5. Uso de Espaços do Clube * Discussões sobre: * Uso de piscinas por genitores * Uso de áreas esportivas * Direcionamento: * Simplificar regras para facilitar fiscalização * Evitar restrições difíceis de controlar * Priorizar bom senso e comportamento adequado ⸻ 6. Comunicação com Associados Problema identificado: falha generalizada na comunicação Medidas aprovadas: * Implantação de TV corporativa em pontos estratégicos: * Academia * Bares * Sede * Espaços esportivos * Uso de: * Vídeos informativos * Imagens e avisos institucionais * Complementos: * Painel de LED para comunicações urgentes * Placas informativas físicas no clube * Panfletos para genitores e regras específicas Estratégia: * Comunicação clara, objetiva e constante * Evitar excesso de dependência de WhatsApp ⸻ 7. Comunicação Digital * Decisão de migrar comunicação para: * Comunidades e canais oficiais (WhatsApp) * Descontinuação gradual de grupos tradicionais * Orientação: * Centralizar comunicação * Evitar exposição de dados (LGPD) ⸻ 8. Situação Financeira * Caixa atual aproximado: R$ 660.000 * Situação: * Contas maiores já quitadas * Tendência de aumento de caixa nos próximos meses * Direcionamento: * Possibilidade de investimentos pontuais * Priorizar melhorias com impacto direto no associado ⸻ 9. Festa Junina * Evento considerado prioritário * Pontos discutidos: * Problemas com fornecedores bloqueados por terceiros * Alternativas já em negociação * Estratégia: * Terceirização de alimentação * Redução de custos operacionais * Manutenção da qualidade do evento ⸻ 10. Gestão de Pessoas (RH) * Contratação de profissional de RH aprovada * Objetivos: * Mapear funções e responsabilidades * Avaliar salários * Estruturar cargos e hierarquia * Problemas identificados: * Falta de organização interna * Desalinhamento de funções * Sobrecarga de alguns setores ⸻ 11. Estrutura Organizacional * Reconhecida necessidade urgente de: * Definir claramente quem responde por cada área * Criar estrutura funcional temporária até definição definitiva Definição provisória: * Demandas operacionais: * Direcionadas à presidência e diretores responsáveis * Necessidade futura: * Estrutura formal com responsáveis por setor ⸻ 12. Tecnologia e Sistemas * Avaliação de: * Sistema de manutenção preventiva * Software de RH * Decisão: * Aguardar diagnóstico completo do RH antes de investimentos ⸻ 13. Projetos e Infraestrutura * Projeto de melhoria do lago: * Implantação de sistema de decantação * Melhoria da qualidade da água * Possível cancelamento de obra de muro (baixo impacto vs custo alto) * Continuidade da limpeza e recuperação do lago ⸻ 14. Portal da Transparência * Criação de área no site com: * Dados financeiros resumidos * Informações institucionais * Objetivo: * Aumentar transparência * Reduzir percepção de custo elevado do clube ⸻ 15. Parcerias e Projetos Sociais * Solicitação externa para visita de entidade social (crianças) * Encaminhamento: * Solicitar ofício detalhado * Avaliar como projeto social estruturado * Possível execução futura ⸻ 16. Outros Assuntos * Proibição de moto elétrica dentro do clube (uso recreativo) * Reforço na sinalização de regras: * Bicicletas * Segurança infantil * Revisão de uso de celulares corporativos * Avaliação de contratos e fornecedores em andamento ⸻ 17. Encerramento Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, ficando deliberado o acompanhamento das ações e implementação das medidas discutidas.

ATA DE REUNIÃO – DIRETORIA CLUBE CAMPESTRE - 22 de maio 2026 1. Projetos e Captação de Recursos Assuntos discutidos * Possibilidade de utilização de linhas de fomento e inovação sem necessidade de contrapartida. * Busca de recursos junto a agentes políticos e programas governamentais. * Necessidade de manter projetos estruturados e orçados para aproveitar oportunidades futuras. Encaminhamentos * Levantar editais e linhas de financiamento disponíveis. * Manter projetos executivos prontos para captação de recursos. Responsáveis * Rodrigo * Matheus * Diretoria ⸻ 2. Revitalização da Área Infantil e Piscinas Diagnóstico Foi consenso que a área infantil encontra-se defasada, especialmente: * Piscina do Mickey. * Escorregadores. * Área infantil aquática. * Quiosques e estruturas próximas. Foram apontados: * Problemas de segurança. * Estruturas ultrapassadas. * Necessidade de adequação às normas atuais. Também foi destacada a condição precária da infraestrutura subterrânea: * Tubulações antigas. * Redes hidráulicas envelhecidas. * Necessidade de intervenção estrutural antes das melhorias visíveis. ⸻ Direcionamento Curto prazo (2026) * Desenvolver projeto completo de revitalização. * Levantar custos reais. * Priorizar infraestrutura subterrânea. * Não iniciar obras de grande porte ainda em 2026. Médio prazo (2027/2028) * Inserir a revitalização da área infantil entre as prioridades do Plano de Investimentos. * Trabalhar inicialmente pela revitalização da Piscina do Mickey. Responsáveis * Matheus * Rodrigo * Equipe técnica * Empresas parceiras de engenharia ⸻ 3. Planejamento de Investimentos 2027/2028 Consenso A diretoria entende que: * 2026 será um ano de reorganização e recuperação financeira. * Obras estruturantes devem ser planejadas para 2027 e 2028. Propostas Até setembro: * Levantar todas as demandas de investimento. * Orçar cada projeto. * Definir prioridades. Possíveis projetos: * Piscinas infantis. * Fotovoltaica. * Área de eventos. * Quadras. * Coworking. * Espaços familiares. Ação Elaborar um Plano de Investimentos com cronograma plurianual. ⸻ 4. Comunicação com Associados Problema identificado Muito trabalho está sendo realizado “nos bastidores”, sem percepção do associado. Exemplos: * Infraestrutura. * Esgoto. * Processos internos. * Recuperação financeira. Encaminhamento Criar estratégia de comunicação institucional mostrando: Antes e Depois * Obras. * Manutenções. * Melhorias. * Economia gerada. Responsáveis * Yasmin * Rodrigo * Diretoria ⸻ 5. Fluxo de Trabalho Interno Problema Excesso de decisões dispersas em: * WhatsApp. * Conversas paralelas. * Falta de responsáveis definidos. Deliberação Criar fluxo formal de gestão. Cada processo deverá possuir: * Responsável principal. * Responsável de acompanhamento. * Comunicação estruturada. Objetivos * Evitar retrabalho. * Evitar sobreposição. * Reduzir dependência do Presidente. ⸻ 6. Estrutura Administrativa Consenso A ausência de um gestor administrativo gera: * Sobrecarga da diretoria. * Falta de coordenação operacional. * Falhas de comunicação. Encaminhamento Prosseguir com contratação de: Coordenador Administrativo Funções: * Gestão diária. * Comunicação interna. * Acompanhamento operacional. * Interface entre diretoria e colaboradores. ⸻ 7. Bares e Concessões Resultado dos Editais Bar dos Esportes Vencedor: * Carioca Bar Central Vencedor: * Bruno e parceiro Critérios utilizados: * Proposta financeira. * Cardápio. * Estrutura. * Operação. * Eventos. ⸻ Situação do Raimundo Foram registradas diversas ocorrências: * Reclamações de associados. * Problemas sanitários. * Conflitos de relacionamento. * Descumprimentos operacionais. Entendimento da diretoria: * Processo conduzido de forma técnica. * Decisão baseada em critérios objetivos. ⸻ Pesqueiro Situação: * Apenas uma proposta recebida. Encaminhamento: * Reavaliar. * Possível novo chamamento. ⸻ 8. Festa Junina Situação Evento praticamente estruturado. Contratos * Atrações confirmadas. * Patrocínios acima do ano anterior. ⸻ Pontos pendentes Convites Necessário definir: * Quantidade máxima. * Critérios. * Controle de acesso. Limitação de Público Respeitar capacidade do clube. Patrocinadores Definir: * Quantidade de cortesias. * Controle de convidados. ⸻ 9. Recuperação de Créditos Previdenciários Apresentação Possibilidade de recuperação estimada: * Aproximadamente R$ 340.000,00 Empresa cobrando: * 30% Encaminhamento Negociar honorários para: * 20% Avaliar: * Seguro da operação. * Segurança jurídica. ⸻ 10. Contabilidade e DP Proposta recebida Terceirização da Contabilidade. Valor considerado adequado. ⸻ Discussão Folha de pagamento (DP): * Terceirizar agora. * Ou manter temporariamente. Deliberação Avançar com contabilidade. DP será analisado posteriormente. ⸻ 11. Auditoria Debate Necessidade de continuidade da auditoria. Sugestão: * Abrir novo chamamento. * Buscar empresas de fora da região. * Aumentar independência. ⸻ 12. Situação da Alessandra Cenário Discussão sobre: * Rescisão. * Possível acordo. Direcionamento Buscar solução consensual. Proposta discutida: * Entrada. * Parcelamento. Responsáveis: * Percival * Diretoria ⸻ 13. Gestão de Pessoas Problemas identificados * Falta de definição de responsáveis. * Conflitos internos. * Comunicação falha. * Ausência de acompanhamento. ⸻ Deliberação Cada setor terá: * Um único gestor responsável. Competências: * Escalas. * Férias. * Horas extras. * Advertências. * Feedbacks. * Desenvolvimento. ⸻ 14. Telefonia Corporativa Problema Possível excesso de linhas. Custos elevados. Falta de controle patrimonial. ⸻ Encaminhamento Auditoria completa: * Linhas. * Aparelhos. * Contratos. * Usuários. Responsável: * Marcelo * Tecnologia ⸻ 15. iPhones Desaparecidos Relato Existem indícios de aparelhos recebidos em campanhas da Vivo que não possuem rastreabilidade. Problemas encontrados: * Falta de termo de responsabilidade. * Ausência de controle patrimonial. * Falta de documentação. Encaminhamento Levantamento completo: * IMEI. * Destino. * Usuários. ⸻ 16. Energia Elétrica Situação Contrato atual considerado confuso. Existem dúvidas sobre: * Cooperativa. * Geradora. * Contrato vigente. * Economia real. ⸻ Deliberação Contratar consultoria especializada. Objetivos: * Levantar situação real. * Validar economia. * Avaliar mercado livre. * Revisar contratos. ⸻ 17. RH e Lideranças Problema identificado Reclamações relacionadas à gestão de equipes. Especialmente: * Comunicação. * Liderança. * Condução de pessoas. Encaminhamento Promover treinamentos: * Liderança. * Gestão de pessoas. * Comunicação. * Feedback. Possíveis parceiros: * Sebrae. * ACIV. * Consultorias especializadas. ⸻ 18. Reforma do Estatuto Deliberação Prosseguir com revisão estatutária. Objetivos: * Modernização. * Atualização jurídica. * Adequação às novas práticas de gestão. Responsáveis: * Patrícia * Rodrigo * Percival ⸻ Resumo Executivo Prioridades imediatas 1. Contratação do Coordenador Administrativo. 2. Organização do fluxo interno de trabalho. 3. Comunicação das melhorias aos associados. 4. Festa Junina. 5. Auditoria de telefonia e iPhones. 6. Diagnóstico do contrato de energia. 7. Planejamento de investimentos 2027/2028. 8. Projeto de revitalização da área infantil. 9. Conclusão dos contratos dos bares. 10. Definição da situação da Alessandra.

Com base na transcrição enviada, elaborei a ata no mesmo padrão utilizado mensalmente, organizando os assuntos por pauta, registrando as discussões, decisões e encaminhamentos, sem reproduzir a conversa literalmente. CLUBE CAMPESTRE DE VARGINHA ATA DA REUNIÃO DA DIRETORIA EXECUTIVA Aos ___ dias do mês de __________ de 2026, reuniram-se os membros da Diretoria Executiva do Clube Campestre de Varginha para deliberar sobre os assuntos constantes da pauta administrativa, financeira, operacional e estratégica do Clube. 1. Contrato de fornecimento de energia Foi realizada ampla discussão sobre a estrutura contratual atualmente utilizada para o fornecimento de energia elétrica ao Clube. Verificou-se que os pagamentos vêm sendo efetuados a um CNPJ distinto daquele com o qual existe contrato formal firmado, situação que merece apuração detalhada para garantir segurança jurídica e contábil. Foi esclarecido que, em razão do modelo de comercialização de energia das CGHs, a operação ocorre por intermédio de cooperativa autorizada, sendo necessária a compreensão integral da estrutura contratual antes da assinatura do novo instrumento. A Diretoria determinou o acompanhamento da regularização documental e a conclusão do novo contrato dentro dos prazos estabelecidos. ⸻ 2. Situação das saunas Foi apresentada atualização sobre a manutenção das saunas. Foi informado que: * a sauna masculina teve seu funcionamento interrompido em razão de problemas estruturais identificados durante manutenção preventiva, incluindo vazamento em tubulação e necessidade de reparos; * a sauna feminina permanecerá interditada por prazo superior em razão da necessidade de manutenção complementar após a dedetização. Também foi discutida a necessidade de aprimorar a comunicação dessas interdições aos associados, evitando informações incompletas ou conflitantes. ⸻ 3. Procedimento Operacional Padrão (POP) para Comunicação Interna A Diretoria debateu amplamente a necessidade de padronizar o fluxo de comunicação interna. Ficou reconhecido que diversas decisões tomadas pelas diretorias setoriais não chegam ao conhecimento dos demais membros da Diretoria Executiva, dificultando o atendimento aos associados e gerando desencontro de informações. Foi apresentada proposta para criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP), estabelecendo: * quais decisões deverão ser comunicadas; * forma de registro; * fluxo interno; * responsável pela divulgação; * utilização dos canais oficiais. Também foi debatida a utilização de ferramentas de Inteligência Artificial para transformar mensagens enviadas pelos diretores em comunicados padronizados. A implementação definitiva ficará condicionada à chegada do novo Gerente Geral, que participará da definição do fluxo administrativo. ⸻ 4. Contratação do Gerente Geral Foi informado que o processo seletivo permanece em andamento. A consultora Tamires continua conduzindo o processo de recrutamento e seleção, recebendo currículos e organizando as etapas. A Diretoria entende que diversas melhorias administrativas dependerão da efetiva contratação do novo gerente. ⸻ 5. Assessoria Jurídica Foi realizada extensa avaliação dos serviços prestados pela atual assessoria jurídica. Como principal ponto de discussão foi analisada a condução do processo envolvendo o Bar dos Esportes (Raimundo), especialmente quanto: * à estratégia processual adotada; * aos documentos não apresentados oportunamente; * à comunicação entre advogado e Diretoria; * ao acompanhamento dos recursos. Diversos diretores manifestaram preocupação quanto ao atendimento prestado. Após amplo debate ficou definido que: * o escritório permanecerá conduzindo o processo atual até sua estabilização; * posteriormente será iniciado estudo para eventual substituição da assessoria jurídica; * serão avaliados outros escritórios especializados, observando principalmente critérios técnicos, disponibilidade, experiência em direito administrativo, contratual, trabalhista e confiança da Diretoria. ⸻ 6. Contratação da Contabilidade Foi informado que se encontra em andamento o processo de contratação da nova empresa de contabilidade. Será realizada reunião técnica para alinhamento dos serviços, transição das informações e validação operacional antes da efetiva migração. ⸻ 7. Consultoria de Recursos Humanos Foi debatido o trabalho desenvolvido pela consultora Tamires. A Diretoria reconheceu a qualidade dos serviços prestados e destacou que sua contratação ocorreu para estruturação do setor de Recursos Humanos, descrição de cargos e reorganização administrativa. Também ficou registrado que, diante da ausência de estrutura interna, diversas demandas acabaram sendo direcionadas à consultora além do escopo inicialmente contratado. Após conclusão dos trabalhos atuais será redefinido o modelo de atuação, buscando reduzir custos sem perder o suporte técnico necessário. ⸻ 8. Contratos dos permissionários Foi determinada a imediata formalização e assinatura dos contratos dos novos permissionários dos bares e restaurantes do Clube. Também foi debatida a necessidade de revisão das cláusulas dos contratos futuros, especialmente quanto: * prazos de desocupação; * aviso prévio contratual; * funcionamento obrigatório; * fiscalização; * inspeções sanitárias; * hipóteses de rescisão. ⸻ 9. Festa Junina Foi apresentado relatório financeiro preliminar da Festa Junina. A Diretoria discutiu: * arrecadação; * despesas; * doações às entidades beneficentes; * comparação financeira com o exercício anterior. Ficou definido que será elaborado comparativo detalhado para apresentação ao Conselho Fiscal, contendo: * receitas; * despesas; * percentual destinado às entidades; * justificativas para eventuais diferenças em relação aos anos anteriores. ⸻ 10. Portal da Transparência Foi apresentada evolução do Portal da Transparência do Clube. A Diretoria continuará definindo quais informações serão disponibilizadas aos associados, observando critérios de transparência, segurança e responsabilidade administrativa. ⸻ 11. Dashboard Gerencial Foi apresentado o novo Dashboard Executivo desenvolvido para acompanhamento da gestão do Clube. Entre os indicadores já disponíveis destacam-se: * evolução financeira; * receitas; * inadimplência; * utilização do Clube; * emissão de convites; * frequência dos associados; * meios de pagamento; * estatísticas administrativas. O sistema continuará sendo expandido com integração das demais áreas. ⸻ 12. Academia Foram debatidos diversos assuntos relacionados à Academia: * sistema de bioimpedância; * funcionamento dos professores; * necessidade de reorganização dos horários; * controle de atendimentos; * utilização dos equipamentos; * implantação futura de sistema de agendamento. Também foi discutida a atuação da coordenação da Academia e a necessidade de aprimorar os processos internos. ⸻ 13. Colônia de Férias Foi discutida a realização da próxima Colônia de Férias. A Diretoria avaliou a possibilidade de terceirização parcial dos serviços, mantendo supervisão do Clube. Também foi debatida a política de gratificações aos colaboradores envolvidos. ⸻ 14. Espaço Família e Piscinas Foram apresentados estudos preliminares para revitalização do Espaço Família. Entre as propostas encontram-se: * reconstrução da piscina infantil; * adequação às normas técnicas vigentes; * novo layout do playground; * reorganização dos espaços destinados às famílias; * substituição dos equipamentos antigos. Também foi informado que a atual piscina infantil apresenta inadequações técnicas que deverão ser corrigidas prioritariamente. ⸻ 15. Reforma da Piscina Olímpica Foi apresentado estudo técnico para modernização da piscina olímpica, incluindo: * substituição da rede hidráulica; * adequação das canaletas; * novo revestimento; * atualização dos equipamentos. A Diretoria entende que se trata de investimento estrutural necessário para preservação do patrimônio. ⸻ 16. Aquecimento das piscinas Foi apresentada proposta para substituição do atual sistema de aquecimento por bombas de calor de alta eficiência energética. Segundo os estudos apresentados, o investimento proporcionará significativa redução dos custos mensais de energia elétrica. A proposta continuará em análise. ⸻ 17. Pesqueiro Foi informado que a reforma do Pesqueiro será iniciada nos próximos dias. Também foi debatida futura estratégia de exploração comercial do espaço, buscando aumentar sua atratividade para os associados. ⸻ 18. Refeitório dos Funcionários Foi apresentada proposta de reforma do refeitório dos colaboradores. A Diretoria reconheceu que o ambiente atual necessita de melhorias estruturais, visando oferecer melhores condições aos funcionários. O projeto permanecerá em análise orçamentária. ⸻ 19. Loja de artigos esportivos Foi apresentada proposta inicial para instalação de loja especializada em artigos de tênis e cafeteria. A Diretoria entendeu que o projeto necessita de maior detalhamento, especialmente quanto: * funcionamento; * horários; * estrutura; * investimentos; * responsabilidades; * modelo contratual. O interessado deverá apresentar proposta completa para nova deliberação. ⸻ 20. Convites Foi apresentado o painel estatístico de emissão de convites. A Diretoria reforçou a necessidade de controle rigoroso da emissão de convites e da responsabilização do associado emissor, especialmente diante da implantação do novo sistema informatizado. ⸻ 21. Assuntos Gerais Foram ainda discutidos: * acompanhamento das obras do Clube; * cronograma de investimentos; * prioridades para o segundo semestre; * planejamento orçamentário; * necessidade de melhoria contínua dos processos administrativos; * utilização de tecnologia e Inteligência Artificial como ferramenta de gestão. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, sendo lavrada a presente ata, que após lida e aprovada será assinada pelos presentes. Clube Campestre de Varginha, ____ de __________________ de 2026. Se desejar, posso transformar esta ata no mesmo layout profissional que vocês utilizam nas reuniões, com cabeçalho institucional, numeração das pautas, campos de assinaturas e formatação pronta para impressão em PDF ou Word.

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